Các công ty sản xuất đôi khi cần gửi các sản phẩm của mình qua biên giới để tăng doanh thu. Trong trường hợp này, bạn sẽ cần các chứng từ vận chuyển cụ thể để đảm bảo sản phẩm được thông quan. Đó là lúc bạn cần hóa đơn thương mại (commercial invoice).
Hóa đơn thương mại là gì?
Commercial Invoice là một loại chứng từ cần thiết để giúp hàng hóa được thông quan. Nó cần được điền đúng để giúp xác định loại thuế và nghĩa vụ nhập khẩu được áp dụng.
Thực hiện chính xác Commercial Invoice giúp tránh chậm trễ thông quan. Giúp người mua hài lòng vì nhận được hàng nhanh chóng.
Hóa đơn thương mại như một hợp đồng mua bán giữa người gửi hàng và người mua. Nó có chứa các thông tin quan trọng như: người bán, quốc gia xuất xứ, nơi hàng sẽ đến, thuế và các thông tin khác mà hải quan cần xem xét để cấp phép thông quan.
Tầm quan trọng của hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại về cơ bản là hóa đơn hải quan. Nếu điền sai, sản phẩm sẽ bị giữ lại. Cơ quan chức năng sẽ nghi ngờ về bản chất hàng hóa của bạn.
Do đó nó rất quan trọng, cơ quan hải quan sẽ mừng vì bạn kinh doanh hợp pháp. Khách hàng sẽ vui vì nhận được hàng nhanh chóng.
Hóa đơn thương mại cũng quan trọng vì các lý do sau:
- Hỗ trợ duy trì dấu vết giấy tờ liên quan đến hoạt động kinh doanh
- Bằng chứng về giao dịch bán hàng, sử dụng khi có khiếu nại
- Đảm bảo người bán nhận được khoản thanh toán từ khách hàng.
Nhờ các thông tin trên hóa đơn thương mại. Tất cả các bên đều biết họ đang gửi gì, nhận gì từ đó giúp giảm khả năng xảy ra tranh chấp.
Hóa đơn thương mại bao gồm những gì?
Khi tạo hóa đơn thương mại, tốt nhất bạn nên sử dụng một mẫu sẵn có. Các mẫu này có chứa đầy đủ các thông tin cụ thể để có giá trị pháp lý. Đảm bảo hóa đơn thương mại của bạn chứa đầy đủ các yếu tố sau.
1.Thông tin về người nhập khẩu, người xuất khẩu
Các thông tin của người bán:
- Tên doanh nghiệp
- Địa chỉ đường phố
- Điểm mốc
- Thông tin liên hệ, chẳng hạn như số điện thoại và địa chỉ email
- Logo công ty
- Thành phố và mã bưu chính của bạn
- Quốc gia xuất xứ
- Mã số nhận dạng để nộp thuế
Các thông tin của người mua:
- Tên khách hàng
- Địa chỉ khách hàng
- Mã dịch vụ bưu chính của khách hàng
- Số điện thoại
- Thành phố
- Quốc gia đích
Mã số nhận dạng thuế rất quan trọng vì nó giúp cơ quan thuế xác định chi phí hải quan. Con số này cũng biểu thị nguồn gốc của mặt hàng.
2.Số hóa đơn và ngày hóa đơn
Hóa đơn là tài liệu quan trọng, hãy đảm bảo nó có một số hóa đơn duy nhất, tránh trùng lặp.
Ví dụ: số hóa đơn cuối cùng là 150001, thì số hóa đơn tiếp theo phải là 150002.
Sau khi có số hóa đơn, bạn phải chỉ định ngày đến hạn thanh toán. Lưu ý quan trọng là phải điền ngày đến hạn cùng với giá của mặt hàng, nổi bật.
3.Chi tiết về vận chuyển và sản phẩm
Hóa đơn thương mại cũng phải có danh sách chi tiết các sản phẩm được vận chuyển. Danh sách này cần thiết để xác định thuế hải quan phải trả. Chính vì thế hãy đưa thông tin về những gì gói hàng chứa, giá trị của từng mục và tổng giá trị.
Danh sách hàng hóa bao gồm:
- Tên sản phẩm
- Mô tả ngắn gọn về chức năng của sản phẩm
- Mã số ID duy nhất (ví dụ SKU)
- Trọng lượng tịnh, tổng trọng lượng sản phẩm.
- Tổng phụ của hóa đơn, được tính bằng cách cộng giá của từng mặt hàng lại với nhau để tạo thành tổng giá trị.
- Số lượng mặt hàng
- Tổng chi phí cho từng dòng sản phẩm
- Giá đơn vị cho từng mặt hàng trong lô hàng
4.Mã HS
Hóa đơn thương mại bắt buộc phải có mã HS của hàng hóa. Mã này phân loại rõ hàng hóa dựa trên chức năng, chủng loại và bản chất của nó.
Nó giúp hải quan nhanh chóng xác định các loại thuế cho hàng hóa của bạn. Mã HS được tổ chức hải quan thế giới cập nhật mỗi năm năm một lần.
5.Quốc gia xuất xứ
Mặc dù bạn đã nêu quốc gia xuất xứ trong tiêu đề của hóa đơn thương mại, bạn cũng phải nêu trong một phần riêng.
Một số quốc gia cũng yêu cầu bạn trình giấy chứng nhận xuất xứ cho sản phẩm. Giấy chứng nhận này giúp họ xác định xem bạn có đủ điều kiện để xuất khẩu hàng hóa hay không. Ngoài ra, nó cung cấp thông tin về bất kỳ khoản thuế bổ sung nào áp dụng cho lô hàng của bạn.
6.Điều khoản thanh toán
Bạn sẽ sử dụng một điều khoản cụ thể trong Incoterms để tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa.
Incoterms làm rõ các thông tin sau:
- Ai sắp xếp vận chuyển và họ xử lý vận chuyển đến giai đoạn nào.
- Ai chịu trách nhiệm về phí bảo hiểm, vận chuyển và hải quan.
- Những người chịu trách nhiệm về hàng hóa ở mỗi giai đoạn của quy trình giao hàng.
- Cuối cùng, Incoterms tạo ra một kênh giao tiếp rõ ràng giữa người mua và người bán.
Chúng cho người mua biết khi nào họ cần lập hóa đơn thương mại của bạn để thanh toán và cách họ có thể thực hiện các khoản thanh toán đó. Nhiều nhà cung cấp sử dụng điều khoản thanh toán ròng 30 ngày, trong đó nêu rõ người mua phải thanh toán trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được hóa đơn thương mại.
Câu hỏi thường gặp
Sự khác biệt giữa hóa đơn và hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn nêu chi tiết về việc bán hàng và thường yêu cầu thanh toán ngay sau khi giao hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn thương mại chỉ được yêu cầu với các đơn hàng quốc tế, giúp hàng hóa thông qua hải quan.
Hóa đơn thương mại có ràng buộc về mặt pháp lý không?
Có, hóa đơn thương mại là một chứng từ hải quan có ràng buộc về mặt pháp lý. Nó chứa thông tin quan trọng về lô hàng chứa gì, ai phải trả phí, mức thuế, số tiền và thời hạn thanh toán.
Khi nào nên phát hành hóa đơn thương mại?
Bạn nên phát hành hóa đơn thương mại khi hàng hóa đã sẵn sàng để giao cho các lô hàng quốc tế.
Xem thêm:
