VÌ SAO CẦN CHUẨN BỊ ĐẦY ĐỦ CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU ?
Trong hoạt động xuất khẩu hàng hóa, chứng từ đóng vai trò như “tấm vé thông hành” để hàng được thông quan nhanh chóng, hợp pháp. Nếu thiếu hoặc sai sót chứng từ, lô hàng có thể bị trì hoãn, phạt hành chính hoặc trả về.
Việc chuẩn bị đúng và đầy đủ chứng từ xuất khẩu giúp doanh nghiệp:
- Rút ngắn thời gian thông quan.
- Giảm rủi ro bị kiểm tra chuyên ngành.
- Tận dụng ưu đãi thuế quan từ các hiệp định thương mại.
CÁC LOẠI CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU BẮT BUỘC:
1- Hợp đồng ngoại thương ( Sales Contract )
- Là căn cứ pháp lý quan trọng nhất, ghi rõ thông tin người mua – người bán, mô tả hàng hóa, giá cả, điều kiện giao hàng ( Incoterms ) , điều khoản thanh toán.
- Nêu quy định rõ trách nhiệm của mỗi bên về thời gian giao hàng, chứng từ cung cấp và điều kiện giải quyết tranh chấp.
2- Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice )
- Là chứng từ do người bán lập, thể hiện thông tin hàng hóa, số lượng, giá trị và điều kiện giao hàng.
- Cơ quan hải quan sử dụng để xác định trị giá tính thuế và đối chiếu với hợp đồng.
3- Phiếu đóng gói ( Packing list )
- Ghi rõ cách đóng gói, kích thước, trọng lượng và số kiện hàng.
- Giúp hãng vận chuyển và hải quan kiểm tra nhanh hàng hóa.
4- Vận đơn ( Bill of Lading/ Airway bill )
- Do hãng tàu hoặc hãng hàng không phát hành.
- Xác nhận hàng đã được nhận để vận chuyển là căn cứ nhận hàng tại cảng đích.
5- Tờ khai hải quan xuất khẩu
- Doanh nghiệp khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS
- Chứng từ bắt buộc để cơ quan hải quan cho phép xuất khẩu hàng hóa.
- Thông tin khai báo phải chính xác tuyệt đối, đặc biệt là mã HS, trị giá FOB và lượng hàng.
6- Giấy chứng nhận xuất xứ ( C/O Certificate of Origin )
- Để cơ quan hải quan xác nhận nguồn gốc hàng hóa
- Giúp hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu ở nước nhập khẩu theo các FTA như ATIGA ( Form D ) , ACFTA ( Form E ) , AJCEP ( Form AJ )…
- C/O chỉ được cấp khi hàng hóa đáp ứng tiêu chí xuất cứ theo quy định, hồ sơ xin C/O cần chuẩn bị kĩ lưỡng.
7- Các chứng từ chuyên ngành
- Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật ( hàng thủy sản, thịt, sữa …) , thực vật ( Hàng nông sản ) – ( Phytosanitary certificate )
- Giấy chứng nhận hun trùng – đối với hàng gỗ, tre, nứa… ( Fumigation Certificate )
- Giấy chứng nhận chất lượng ( CQ )
- Giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm ( Health Certificate )
8- Bảo hiểm hàng hóa ( Insurance Certificate )
- Xác nhận lô hàng đã được mua bảo hiểm, bảo vệ quyền lợi người mua/ người bán trong trường hợp hàng hóa bị mất mát hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
- Nếu giao hàng theo điều kiện CIF, CIP ( người bán chịu trách nhiệm mua bảo hiểm )
- Nếu giao hàng theo điều kiện FOB, EXW ( người mua tự mua bảo hiểm )
KẾT LUẬN:
Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ bắt buộc khi xuất khẩu hàng hóa là yếu tố then chốt giúp quá trình thông quan nhanh chóng, tránh phát sinh chi phí và rủi ro pháp lý.
Nếu doanh nghiệp của bạn cần hỗ trợ về thủ tục hải quan, xin C/O đặt chỗ vận chuyển quốc tế, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và xử lý trọn gói, tiết kiệm thời gian và chi phí.
☎ Đường dây nóng: 028.36366.597
📞 Di động: 0833.577.689
Email: doc1@truonghaishipinternational.com
Trang web: https://truonghaishipinternational.com
