Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chứng từ đóng vai trò như ngôn ngữ để các bên giao dịch, vận chuyển, hải quan và bảo hiểm hiểu và xử lý hàng hóa. Tuy nhiên không phải ai cũng phân biệt rõ từng nhóm chứng từ. Bài viết này sẽ giúp bạn phân tích chi tiết tường nhóm chứng từ để bạn hiểu rõ hơn về chứng từ thương mại, vận tải, hải quan và bảo hiểm – bốn nhóm chính trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu:
1- Chứng từ thương mại ( Commercial Documents )
Đây là nhóm chứng từ khởi nguồn, hình thành từ thỏa thuận dân sự giữa người mua và người bán. Chúng trả lời cho các câu hỏi: Ai bán? Ai mua? Bán cái gì? Gía bao nhiêu? Đóng gói ra sao? Bán với điều kiện nào?
Vai trò cốt lõi:
Thiết lập giao dịch: Hợp đồng là văn bản pháp lý đầu tiên, ràng buộc quyền và nghĩa vụ hai bên.
Yêu cầu thanh toán: Hóa đơn thương mại là yêu cầu chính thức của người bán đòi người mua trả tiền.
Mô tả hàng hóa: Phiếu đóng gói mô tả chi tiết hàng hóa cách thức giao hàng được sắp xếp vật lý.
Đặc điểm:
Phản ánh mối quan hệ song phương ( người mua – người bán )
Là cơ sở để lập ra các loại chứng từ thuộc nhóm khác
→ Ví dụ: Dựa vào hóa đơn và phiếu đóng gói để khai tờ khai Hải quan và làm vận đơn.
Các chứng từ chính:
- Hợp đồng thương mại ( Sales Contract ): Nền tảng của giao dịch
- Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice ) : Chứng từ thanh toán
- Phiếu đóng gói ( Packing List ): Chi tiết về quy cách đóng gói.
- Giấy chứng nhận xuất xứ ( C/O ): Chứng minh nguồn gốc hàng hóa ( vừa mang tính thương mại, vừa cần cho hải quan ).
- Giấy chứng nhận chất lượng/ số lượng ( CQ/COA ) : xác nhận về đặc tính sản phẩm.
2- Chứng từ vận tải ( Transport Documents )
Nhóm này phát sinh khi người bán thực hiện nghĩa vụ giao hàng cho người chuyên chở. Chúng trả lời cho các câu hỏi: Ai vận chuyển? Hàng đi từ đâu đến đâu ? Ai có quyền nhận hàng?
Vai trò cốt lõi:
- Biên nhận hàng hóa: xác nhận người bán đã giao hàng cho người chuyên chở
- Bằng chứng hợp đồng vận tải: Xác lập các điều khoản về việc vận chuyển
- Chứng từ sở hữu ( quan trọng nhất đối với vận đơn đường biển ): Cho phép người vận chuyển nắm giữ hàng và thể hiện quyền nhận hàng, định đoạt hàng của nước nhập khẩu.
Đặc điểm:
- Phản ánh mối quan hệ giữa chủ hàng và người chuyên chở .
- Là ” linh hồn ” của quá trình vận chuyển vật lý.
Các chứng từ chính:
- Vận đơn đường biển ( Bill of Lading – B/L ) : chứng từ quan trọng nhất, có tính sở hữu .
- Vận đơn hàng không ( Air Waybill – AWB ) : không có tính sỡ hữu, chỉ là biên lai giao hàng.
- Giấy gửi hàng ( Seaway bill, Cargo Receipt ) : Dạng đơn giản hơn của vận đơn.
- Lệnh giao hàng ( Delivery Order – D/O ): Do hãng tàu/ đại lý phát hành tại cảng đích để người nhận hàng đi lấy hàng.
3- Chứng từ hải quan ( Customs Documents )
Nhóm này phát sinh khi hàng hóa vận chuyển qua biên giới của quốc gia, nhầm mục đích tuân thủ quy định pháp luật của các nước đề ra.
Chúng trả lời cho câu hỏi: Hàng hóa có được phép vào ra khỏi quốc gia hay không? Phải nộp thuế bao nhiêu?
Vai trò cốt lõi:
Khai báo pháp lý: là văn bản để chủ hàng khai báo với cơ quan nhà nước về lô hàng.
Cơ sở tính thuế: Giúp hải quan xác định trị giá tính thuế và các loại thuế phải nộp.
Công cụ quản lý:Giúp nhà nước quản lý các mặt hàng xuất nhập khẩu, đặc biệt là hàng có điều kiện, hàng cấm.
Đặc điểm :
- Phản ánh mối quan hệ giữa doanh nghiệp và cơ quan nhà nước ( Hải quan )
- Mang tính chất bắt buộc và pháp lý cao độ. Sai sót có thể dẫn đến phạt hành chính, thậm chí là truy cứu hình sự.
Các chứng từ chính:
- Tờ khai hải quan ( Customs Declaration ) : chứng từ bắt buộc phải có để cơ quan hải quan kiểm tra đối soát hàng hóa với các chứng từ còn lại.
- Giấy phép Nhập khẩu/ Xuất khẩu ( Import/ Export License ) : Đối với hàng hóa bị quản lý theo hạn ngạch, hoặc có điều kiện
- Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật ( Sanitary Phytosanitary Cetificate ) : Đối với hàng hóa là nông sản, thực vật, động vật.
- Các giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành khác ( nếu có ). ( Hun trùng, kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm… )
4- Chứng từ bảo hiểm
Nhóm này không phải lúc nào cũng bắt buộc ( trừ khi hợp đồng hoặc L/C yêu cầu ), nhưng lại vô cùng quan trọng để quản trị rủi ro.
Chúng trả lời cho câu hỏi: Nếu hàng hóa gặp rủi ro ( mất mát, hư hỏng ) trên đường đi , ai sẽ bồi thường?
Vai trò cốt lõi:
Chuyển giao rủi ro: chuyển giao rủi ro tài chính từ chủ hàng sang cho công ty bảo hiểm.
Bảo vệ tài chính: Đảm bảo chủ hàng được bồi thường khi có tổn thất xảy ra trong phạm vi bảo hiểm
Cơ sở pháp lý để khiếu nại: Là bằng chứng của hợp đồng bảo hiểm
Đặc điểm:
Phản ánh mối quan hệ giữa người được bảo hiểm ( chủ hàng ) và công ty bảo hiểm.
Là một công cụ tài chính, quản trị rủi ro.
Các chứng từ chính:
- Đơn bảo hiểm ( Insurance Policy ): Hợp đồng bảo hiểm chi tiết.
- Giấy chứng nhận Bảo Hiểm ( Insurance Certificate ): Văn bản xác nhận hàng hóa đã được bảo hiểm theo một hợp đồng lớn ( Hợp đồng bảo hiểm bao) .
KẾT LUẬN
Tóm lại bốn nhóm chứng từ này có mối quan hệ mật thiết và tuần tự. Thỏa thuận mua bán ( Thương mại ) → Giao hàng cho người vận chuyển ( Vận tải ) → Khai báo để qua biên giới ( Hải quan ) → Mua bảo hiểm để phòng ngừa rủi ro ( Bảo hiểm ).
Mỗi nhóm có một mục đích và đối tượng riêng, nhưng tất cả cùng phối hợp để đảm bảo một lô hàng được giao dịch, vận chuyển, thông quan và thanh toán thành công.
